Insider-Management gemäß MAR: So vereinfachen börsennotierte Unternehmen ihre Compliance-Prozesse 

Die jüngsten Änderungen der MAR haben die Anforderungen an Insiderlisten reduziert. Börsennotierte Unternehmen können noch einen Schritt weitergehen und den manuellen Aufwand für die Listenführung, die Kommunikation und regulatorische Abläufe minimieren.

Der Prozess beginnt mit einer Transaktion, an der zunächst einzelne Personen beteiligt sind. Im weiteren Projektverlauf kommen externe Berater hinzu. Jede Änderung muss dokumentiert, kommuniziert und bestätigt werden.

Wer im Bereich Investor Relations oder Compliance arbeitet, kennt diesen Ablauf nur zu gut. Die jüngsten Änderungen der MAR haben einige Anforderungen an Insiderlisten vereinfacht. Damit ist jetzt der ideale Zeitpunkt, den manuellen Aufwand für das Insider-Management zu überprüfen.

Was hat sich bei den MAR-Insiderlisten geändert? 

Mit dem EU Listing Act wurden Reformen eingeführt, die europäische Kapitalmärkte wettbewerbsfähiger machen und unnötige Anforderungen für börsennotierte Unternehmen abbauen sollen, während Anleger und Marktintegrität weiterhin geschützt bleiben. Im Zuge dieser Reformen trat im Juli 2026 ein überarbeitetes Format für Insiderlisten in Kraft. Es reduziert den Umfang der Informationen, die Emittenten erfassen und pflegen müssen.

Jedoch ist der Verwaltungsaufwand für IR- und Compliance-Teams weiterhin hoch. Sie müssen Listen auf dem aktuellen Stand halten, Betroffene benachrichtigen, Rückmeldungen nachverfolgen und Dokumentation führen. Wenn weniger Informationen erforderlich sind, sollte auch der gesamte Prozess einfacher werden.

Was macht das Insiderlistenmanagement so aufwendig? 

Betrachten wir eine Übernahme oder eine Finanzierung als Beispiel. Der Personenkreis, der Zugang zu Insiderinformationen hat, bleibt im Verlauf eines Projekts selten unverändert. Im Laufe verschiedener Projektphasen kommen weitere Mitarbeitende hinzu. Auch Anwälte, Wirtschaftsprüfer und andere Berater benötigen möglicherweise Zugang zu den Informationen. Während neue Beteiligte hinzukommen, scheiden andere aus. 

Jede Änderung ist mit Arbeitsaufwand verbunden. Die Insiderliste muss aktualisiert, Benachrichtigungen müssen versendet und Bestätigungen nachverfolgt werden. Zudem muss das Team lückenlos dokumentieren, was wann geschehen ist. Werden diese Aufgaben mithilfe von Tabellenkalkulationen und E-Mail-Verläufen erledigt, gehen leicht wichtige Details verloren.

Arbeiten alle mit der neuesten Version? Hat jeder Beteiligte die richtigen Informationen erhalten? Wer hat den Erhalt bestätigt? Wann wurde eine Person in die Liste aufgenommen? Wie einfach lässt sich die Dokumentation beispielsweise sechs Monate später wiederfinden? 

Jede dieser Aufgaben mag für sich genommen überschaubar sein. Bei mehreren Projekten mit zahlreichen Beteiligten summiert sich der Aufwand jedoch schnell. 

Wie reduziert eine digitale Lösung für das Insiderlistenmanagement den manuellen Aufwand? 

Mithilfe von spezialisierter Software für Insiderlisten lässt sich der administrative Aufwand deutlich verringern. Teams können Listen, Benachrichtigungen, Rückmeldungen und Aufzeichnungen in einem einzigen Workflow verwalten, statt sie getrennt nachzuverfolgen.

Dank der Partnerschaft zwischen Notified und Logwise können börsennotierte Unternehmen ihre bestehenden Notified Dienstleistungen um eine digitale Lösung für das Insiderlistenmanagement erweitern. Die Lösung von Logwise bietet automatisierte Benachrichtigungen, die Nachverfolgung von Empfangs- und Lesebestätigungen, Audit-Trails, eine Versionierung sowie Zeitstempel zur Dokumentation von Änderungen. 

Für die Mitarbeitenden, die diesen Prozess täglich verwalten, bedeutet das weniger manuelles Nachfassen und einen besseren Überblick über den aktuellen Stand jeder Insiderliste.

Ein Großteil der Routineaufgaben lässt sich automatisieren. Gleichzeitig behält das Team den Überblick darüber, was bereits erledigt ist und wo noch Handlungsbedarf besteht.

Wie fügen sich Insiderlisten in den übergreifenden regulatorischen Workflow ein? 

Insiderlisten sind Teil des übergreifenden regulatorischen Workflows. Bei sensiblen Unternehmensprojekten steuern Investor-Relations- und Compliance-Teams, wer Zugang zu Insiderinformationen erhält, und dokumentieren diesen Zugang. Entsteht eine Offenlegungspflicht, steht die gesetzeskonforme und effiziente Veröffentlichung von Insiderinformationen im Mittelpunkt.

Häufig sind an beiden Prozessen dieselben Personen beteiligt, auch wenn sie dafür unterschiedliche Abläufe und Systeme nutzen. Das Insiderlistenmanagement von Logwise ergänzt die European Regulatory News Services von Notified, die regulatorische Mitteilungen in 17 europäischen Ländern unterstützen. Durch die engere Verzahnung dieser Aktivitäten lassen sich Systeme und Schnittstellen reduzieren – von der Pflege der Insiderlisten bis zur Verbreitung regulatorischer Mitteilungen.

Ein praxisorientierter Ansatz für die MAR-Compliance 

Die jüngsten Änderungen der MAR bieten einen guten Anlass, bestehende Prozesse zu überprüfen. Wenn Ihr Team noch verschiedene Tabellenversionen abgleicht, E-Mail-Verläufe nach Lesebestätigungen durchsucht oder offene Aufgaben manuell nachverfolgt, gibt es vermutlich einfachere Wege.

Ein paar praktische Fragen können Ihnen viel Aufschluss geben:

• Womit verbringt Ihr Team die meiste Zeit?
• Wo kommt es am ehesten zu Verzögerungen?
• Können Sie auf einen Blick erkennen, welche Aufgaben noch ausstehen?
• Wie schnell ließe sich eine lückenlose Dokumentation bereitstellen, wenn sie morgen angefordert würde? 

Ein gut organisierter Prozess für das Insiderlistenmanagement sollte dafür sorgen, dass sich diese Fragen leicht beantworten lassen. Ihr Team sollte jederzeit bestätigen können, dass die Insiderinformationen aktuell sind, erkennen, wo Handlungsbedarf besteht, und sofort auf die erforderliche Dokumentation zugreifen können.

Für börsennotierte Unternehmen bedeutet das: weniger Zeitaufwand für die MAR-Compliance und mehr Sicherheit, dass die zugrunde liegenden Prozesse zuverlässig funktionieren. 

Haben Sie Fragen zur MAR-Compliance oder zum Insider-Management? 

Wenn Sie überprüfen möchten, wie Ihr Unternehmen Insiderlisten verwaltet, oder die damit verbundenen regulatorischen Prozesse vereinfachen möchten, besuchen Sie die Webseite von Notified zu European Regulatory Filings, um mehr zu erfahren, oder wenden Sie sich direkt an unser Team.

Weitere Informationen zur Lösung für das Insiderlistenmanagement und dazu, wie sie die European Regulatory News Services von Notified ergänzt, finden Sie in der Pressemitteilung zur Partnerschaft zwischen Notified und Logwise.